「あれ、どこだっけ？」をゼロに！業務効率を劇的に変えるオフィス保管庫の整え方
こんにちは！！
山口県を中心にオフィスの環境作り、オフィスメンテナンス工事、オフィス内装工事、オフィス移転のサポートをしている山口オフィスづくり.comです！
皆様のオフィスの中で、意外と見落としがちなのが「保管庫」の存在です。
書類や備品を「ただ詰め込むだけの場所」になっていませんか？
実は、保管庫の状態はオフィスの生産性に直結します。
今回は、収納の見直しをきっかけに、私たちが新しく整えたオフィスの保管庫事例をご紹介しながら、プロが教える収納改善のコツをお伝えします！
収納改善が必要になった「よくある理由」
これまで、私たちの事務所でも、多くの企業様と同じような保管庫にまつわる課題を抱えていました。
- 「どこに何があるか」が担当者にしか分からない（属人化）
- 使用頻度の低いものが手前にあり、毎日使うものが奥にある
- 見た目が雑然としていて、オフィス全体の景観を損ねている
「必要なものを、必要な人が、一秒で見つけて取り出せる」 そんなストレスフリーな状態を目指して、棚の使い方を一から見直すことにしました。
ビフォー → アフターで変わった3つのポイント
改善の結果、当社では、保管庫はただの「棚」から「業務を支えるシステム」へと進化しました！
- ① 「使用頻度」に基づいた黄金の配置 毎日使う事務用品は「ゴールデンゾーン（肩から腰の高さ）」に、年に数回しか使わない備品は上段や下段へ。動作の流れを意識した配置に整理しました。
- ② 共通の「言語」としてのラベル・ボックス管理 中身が見えないボックスには全て同じデザインのラベルを貼り、カテゴリを統一。誰が見ても中身が推測できる状態を作りました。
- ③ 「探す時間」の徹底削減 一目で場所が分かるようになったことで、一人あたり1日平均5〜10分と言われる「探し物時間」がほぼゼロになりました。
プロが教える「棚づくり」こだわり3選
今回、私たちが特にこだわったのは次の3点です。皆様のオフィスでもすぐに取り入れられるポイントですよ！
① 見た目と実用性の絶妙なバランス
オフィス全体の雰囲気に合う色味や素材の什器を選びつつ、出し入れのしやすさを最優先。見た目が美しいと、スタッフが「綺麗に使い続けよう」という意識を持つようになります。
② 「誰が使っても迷わない」シンプルルール
新入社員でも、たまにしか来ないスタッフでも迷わないよう、ルールは極限までシンプルに。属人化を防ぐことが、組織全体のスピードアップに繋がります。
③ 変化に対応できる「あえての余白」
棚を100%埋めてしまうと、新しいプロジェクトが始まった際にすぐパンクしてしまいます。業務内容の変化に対応できるよう、あえて「2割の余白」を残しておくのがコツです。
小さな改善が、大きな働きやすさに
保管庫や棚は、一見するとオフィスの中の「脇役」です。 しかし、そこが整うだけで作業の流れは驚くほどスムーズになり、スタッフのストレスも軽減されます。
- 収納の見直しや家具選びの詳細は「オフィス家具」からご確認いただけます。
- 「どこから手をつけていいか分からない」という方は山口オフィスづくり.comにご相談ください。
ご来社の際は、ぜひ私たちの自慢の棚にも注目してみてくださいね！
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