オフィスレイアウトを決める前に⁉情報セキュリティに考慮したオフィスづくり
こんにちは！山口県を中心にオフィスの環境作り、オフィスメンテナンス工事、オフィス内装工事、オフィス移転のサポートをしている山口オフィスづくり.comです。
今回は情報セキュリティに考慮したオフィスづくりについてご紹介します！
新年度、新しいメンバーの増員や異動に伴い、レイアウトを変更しようという会社様も多いのではないでしょうか？
ぜひこのブログをご参考いただけますと嬉しいです。
情報セキュリティを考慮したオフィスレイアウトのポイント
オフィスのレイアウトは、効率だけでなく、情報セキュリティを確保する観点でも非常に重要です。情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限にするため、オフィススペースをどのように設計するかが大切になります。ここでは、特に情報セキュリティに関わるレイアウトの4つの重要なポイントについてご紹介します。
情報セキュリティに配慮したオフィスレイアウトを検討する際には、関連する法律と基準をしっかり理解することが重要です。以下、ポイントごとに要点を整理します。
1. 個人情報保護法
日本の「個人情報保護法」は、個人の権利や利益を保護するため、企業に対して個人情報の適正な管理を求めています。この法律に基づき、企業は情報の取得から廃棄まで適切な管理を行う義務があり、特に物理的なセキュリティ措置が必要です。
具体的には、重要情報を扱うエリアには、アクセス制限や仕切りを設け、許可された従業員のみが入れるようにすることで、個人情報漏洩のリスクを低減できます。
また、施行以来、デジタル技術の発展に対応するための改正が重ねられており、定期的な見直しも求められています。
2. 情報セキュリティ管理基準（JIS Q 27001）
情報セキュリティ管理基準（JIS Q 27001）は、ISO/IEC 27001に基づく国際標準規格で、企業が保有する情報資産の機密性、完全性、可用性を確保するためのフレームワークです。
この基準を満たすため、オフィスレイアウトもゾーニングの設定などで機密エリアと一般エリアを明確に分け、入室管理を徹底することが推奨されています。
また、IT機器やプリンターの配置にも注意が必要で、監視カメラやセキュリティドアを設置し、情報が流出しない環境作りが求められます。
3. プライバシーマーク（Pマーク）制度
プライバシーマーク（Pマーク）は、日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が管理する認証制度で、企業が個人情報を適切に取り扱っていることを示します。
Pマークを取得するためには、個人情報の管理に関する基準を満たし、物理的な安全管理措置も重要視されます。
具体的には、オフィス内での「ゾーニング」を活用し、応接室や執務スペースなど各エリアに応じたセキュリティレベルを設け、個人情報が漏洩しないようにすることが求められます。
また、プリンターやFAXの設置場所にも配慮が必要で、特に認証印刷の導入などが推奨されます。
1. アクセス制限エリアの設定
情報漏洩リスクを減らすために、オフィス内のエリアをアクセス制限付きと一般エリアに分けることが重要です。
情報の取り扱いや機密性のレベルに応じて、以下のような工夫を行います。
- 機密エリアの設置
重要な情報を扱うエリアには、カードキーやセキュリティドアを利用したアクセス制限を設け、許可されたスタッフのみが立ち入れるようにします。このエリアには監視カメラも設置し、不正侵入を防止します。 - 来訪者管理
来訪者には、オフィス内の指定されたエリア（応接室や会議室）で対応し、業務エリアには入らせないようにします。受付での確認や、来訪者用のIDカード発行なども、来訪者の動線管理に役立ちます。
このように、重要なエリアを明確に分けて制限を設けることで、情報の漏洩リスクを減らすことができます。
↓こちらは床材の貼り分けによりエリア分けをしている例です。
2. デスク配置とパーティションの活用
デスクの配置や、パーティションの活用も、情報セキュリティ対策として有効です。視線や音による情報漏洩リスクを減らすため、以下のポイントに注意しましょう。
- スクリーンフィルターの利用
特にオープンなスペースでは、スクリーンフィルターを使用してモニターの覗き見を防ぎます。周囲の人に画面が見えないよう、物理的な対策を施すことで、重要な情報が第三者の目に触れるのを防ぎます。 - パーティションの設置
デスク間に高さのあるパーティションを設け、視線を遮ることで、従業員同士が他の人の画面を無意識に見てしまうリスクを軽減します。また、パーティションは音を吸収する効果もあるため、機密性の高い会話が漏れにくくなり、情報保護に貢献します。
これにより、オープンな環境でのプライバシーも確保され、業務の集中力も高められます。
3. ロック機能付きのキャビネットやロッカー
紙媒体の資料や機密書類も情報漏洩リスクを含むため、管理が必要です。特に機密情報を含む書類の保管には、ロック付きキャビネットやロッカーを利用し、物理的に情報を保護します。
- アクセスログ管理
特定のキャビネットやロッカーにアクセス制限を設け、誰がいつアクセスしたかの記録（アクセスログ）を残すことで、情報管理が強化されます。万が一情報が漏洩した場合にも、原因追跡がしやすくなります。 - クリーンデスクポリシーの実施
クリーンデスクポリシーの導入により、デスク上に情報を放置しないよう徹底します。終了時には、書類や重要資料は必ずロック付きキャビネットに保管し、定期的な整理整頓を行うことで、意図しない情報漏洩を防ぎます。
このように、物理的な保管体制を強化することで、デジタル情報だけでなくアナログ情報も保護できます。
4. IT機器の配置とネットワークセキュリティ
IT機器やネットワークの管理も、情報セキュリティを強化するうえで不可欠です。オフィス内におけるプリンターや無線LANの配置は、慎重に検討しましょう。
- プリンターの配置
プリンターは、誰でも簡単にアクセスできる場所に配置するのではなく、業務エリア内でも特に目の届きやすい場所に配置することで、取り忘れや無断取得のリスクを防ぎます。また、カード認証が必要な「認証印刷」を利用することで、印刷物が不用意に取り出されないようにします。 - 無線LANの管理
無線LANは、必ず暗号化し、パスワード保護を徹底することが重要です。さらに、来訪者用のネットワークと社内用ネットワークを分離することで、外部からのアクセスによる情報漏洩を防ぎます。来訪者に提供するネットワークはインターネットのみのアクセスに制限し、社内のサーバーや機密情報にアクセスできないようにしましょう。
このように、IT機器やネットワークの管理を強化することで、デジタル情報の保護体制も万全に整えることができます。
まとめ
情報セキュリティを考慮したオフィスレイアウトは、単に効率性を追求するだけでなく、機密性や信頼性を保つためにも重要な要素です。アクセス制限エリアの設定やデスク配置の工夫、キャビネットのロック機能、IT機器の管理により、物理的・デジタル的なセキュリティ対策が可能になります。これからオフィスのレイアウトを検討する際には、ぜひこれらのポイントを参考にし、信頼性の高い安全な環境を構築してください。
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