ペーパーレス活動に！クリアデスクと多機能グループウェアについて
こんにちは！！
山口県を中心にオフィスの環境作り、オフィスメンテナンス工事、オフィス内装工事、オフィス移転のサポートをしている山口オフィスづくり.comです。
本日はペーパーレス活動に役立つ「クリアデスク」と「グループウェア」のご紹介です。
ペーパーレスを進めるために、まずは社内書類の仕分けをしましょう
皆さまの会社ではペーパーレスは進んでいますか？
紙書類は内容の確認がしやすく、業務する上では欠かせないものです。
ただ、本当に全て紙で書類を運用する必要があるのか？ということは一度しっかりと検討していただく必要があるでしょう。
「なかなか進まなくて…」「何から始めたらいいか…」とお困りの方、ぜひまずは
●このまま紙で進めていく書類
●データ化して差し支えない または データ化すべき書類
の仕分けから始めてみられるのをお勧めします。
そして、これからご紹介をするクリアデスクとグループウェアの運用もぜひ一緒にご検討ください。
ペーパーレスがぐっと前に進みますよ！
ペーパーレスを進めるために！クリアデスクのススメ
皆様はクリアデスクという言葉はご存じでしょうか？
クリアデスクとは、席を長時間離れる際は机の上や鍵のない引き出しに書類等を置かないというルールです。
このクリアデスクは、整理整頓の意味だけでなく、書類の紛失などから起こりうる情報漏洩を避けることにもつながります。
また、クリアデスクを意識することによって自然と整理整頓をするようになり、必要な書類をいつでもすぐに取り出せるようになるため生産性の向上にもつながります！
山口オフィスづくり.comのクリアデスク事例（営業部）
山口オフィスづくり.comの事務所でも、ここ数年をかけてクリアデスクを推進しました！
山口オフィスづくり.comでは、クリアデスクをはじめた当時は個人のデスクがありましたので、まずは自分の袖机の引き出しを一段ずつ空にするところから始めました。
1人1人が持っていたホッチキスやハサミなどの文具を共有化したり、複合機のスキャン機能を活用して個人所有している紙資料を極力減らしました。
同時に、多くの社員が閲覧や確認をしたい書類データは共有フォルダに保存して、検索性をアップさせることにも成功！
そうして整理・整頓・清掃を日々進めた結果、紙の書類の90%削減を実現し、今では営業部の個人持ちの資料は幅18センチのBOX一つになりました！
限られた場所にしか保存できないようにすることによって、いっぱいになれば捨てるという意識が出来るわけです。
ここまで書類を仕分け・データ化するのにかなりの時間をかけた分、今ではこのサイズ内での書類運用が当たり前になっています！
デスク上もすっきりです！
山口オフィスづくり.comのクリアデスク事例（総務部）
営業部だからそんなに減らせたんでしょ？とお思いの方もいらっしゃるはず。
そこで、山口オフィスづくり.comの総務部の業務中デスクもご紹介します！
いかがでしょうか？
業務上どうしても書類の多い総務部としては、だいぶすっきりしているのではないでしょうか。
机の下に引き出しも無く、個人の書類として管理しているのは足元のボックス内とデスク上のトレーのみとなります。
会社全体で共有管理している書類はまとめて書架に保管されています。
業務終了後はボックスとトレーをロッカーの中に片づけるルールにしているため、デスク上は動かせないパソコンしか置かれていないクリアデスクとなります！
クリアデスクを進めるためには、まず書類の精査が不可欠です。
- 個人が管理する書類と社内で共有管理されるべき書類の仕分け
- 個人所有物の削減（文具の共有化や全員が持っている同じ資料の共有データ化など）
- スキャン機能を利用した紙文書の削減
などに取り組み、クリアデスク進めてみてください。
ペーパーレスを進めるために！多機能グループウェア活用のススメ
皆様のオフィスでは、見積書や社内申請書などはどのように処理されていますでしょうか？
紙でぐるぐる社内を回っているよという方もたくさんいらっしゃると思います。
山口オフィスづくり.comも、数年前までは有給休暇申請や稟議書などを紙で回していました。
そして、紙の申請書を回していた頃は、決裁が完了するまでにたくさんの決裁者・業務担当者の元を回る為、決裁完了までに時間が掛かったり、書類を紛失するリスクがあったり、そもそも今誰が書類を持っているのかがわからないなどの不便がありました。
そこで！
山口オフィスづくり.comでは多機能グループウェアを導入し、社内申請書を電子化・ワークフロー化しました！
社内申請書を電子申請に切り替えた結果、押印・提出の手間が無くなり、社内に居なくてもWEB上で決裁ができるようになったため、承認までの工程が格段にスムーズに！
今までは決裁完了までに3日ほどかかっていたものが、今では申請した当日には決裁が降りていることも珍しくありません。
ペーパーレスの取り組みはボトムアップで進めましょう
山口オフィスづくり.comでは、こうしたペーパーレスの取り組みによってフリーアドレス化を実現しました。
実際に当社のオフィスをご見学に来てくださったお客様は、以前の書類で溢れかえっていた頃の写真と実際のオフィスを見比べ、非常に驚かれます。
その中で「誰が指導して取り組んだの？」「時間がかかったのでは？」といった疑問を頂くことも多いです。
誰が指導したかというと、実はこれといって特定の「誰か」が指導したわけではありません。
ボトムアップで取り組みました。
上から言われてやるのではなく、社員各々が自主的に取り組んだわけです。
何を紙として残すか、何を捨てるか等を社員全員で話し合い決めました。
その分時間はかかってしまいましたが、自主的に取り組んだことにより不平や不満はほとんどありませんでした。
組織ではトップダウンが多いイメージではあるかもしれませんが、社内業務に関することは社員一人一人が自分ごととして取り組むことが大切です。
どうしても時間はかかってしまいますが、スモールステップで少しずつ無理なくやっていくことがコツです！
ペーパーレスのご相談は山口オフィスづくり.comへ
「山口オフィスづくり.comのクリアなオフィスを見てみたい！」
「ペーパーレス化、電子化についてもっと知りたい！」とお思いの方は、是非山口オフィスづくり.comへご連絡ください。
実際に当社のオフィスをご見学いただけるオフィスツアーを準備してお待ちしております。
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