リニューアルを機に、オフィスの「業務課題」にも目を向けてみませんか
こんににちは!
山口県を中心にオフィスの環境作り、オフィスメンテナンス工事、オフィス内装工事、オフィス移転のサポートをしている山口オフィスづくり.comです。
本日は、オフィスのリニューアルと業務課題解決についてのお話です。
オフィスリニューアルは、会社の一大イベント！
オフィスリニューアルは、会社にとってかなり大きな一大イベントとなります。
経営者は多くの時間と経費をかけて、社員がより働きやすいオフィスを目指してリニューアルを進めます。
オフィスリニューアルというと「壁紙を張り替える」「床をOAフロアにする」「照明をLEDに変更する」「什器を新調する」「レイアウトを変更する」などが思い浮かべられますよね。
もちろん、内装や什器を新しくすることはオフィスリニューアルの際には必要なことです。
しかし、それだけではなく、オフィスリニューアルの際にはもう一つご検討いただきたいことがございます。
それは、オフィスリニューアルを機に、オフィス内の課題について話し合い、解決をしていくということです！
リニューアルを機に、オフィス内の課題にも取り組みましょう！
オフィスの一大イベントであるリニューアルのタイミングは、オフィス内の業務内容を見直すとてもいい機会です。
リニューアル後により社員がいきいきと働きやすく、より生産性が上がるようにするため、ぜひ経営者様だけでなく、社員全員を巻き込んで業務課題の洗い出しと解決策の検討を進めてください。
「オフィスをきれいにした」だけでは終わらせず、業務改善も目指すことで、オフィスリニューアルをより良いものにしていきましょう！
オフィス内のよくある課題4選
オフィス内における課題はそれぞれの企業様ごとに多岐に渡りますが、よく山口オフィスづくり.comにご相談頂く課題をいくつかご紹介します。
ペーパーレス推進
オフィスに紙文書が溢れている！という方にぜひ取り組んで頂きたいのがペーパーレスです。
紙の管理に悩まれている企業様は本当に多いのではないでしょうか。
各個人が管理している書類が机にたくさんあったり、書棚にファイルや書類が山積み…というのはよくお見かけする光景です。
紙媒体の書類を探すのに、分厚いファイルをパラパラと順番にめくっていて、探すだけなのにかなり時間を取られている…なんてお悩みはございませんか？
そんなときは、複合機のスキャン機能を活用したデータ保管をご検討いただくのがよいでしょう。
運用ルールはそれぞれの企業様に合ったものを社員同士の話し合いですり合わせしましょう。
山口オフィスづくり.comでは自社でのペーパーレス活動を元に、お客様に情報提供やご提案をすることも可能ですので、ペーパーレスでお困りの際はぜひご相談くださいね。
もし社内にある一部の書類からでも紙保存をデータ保存に切り替えることができれば、それだけ社内に新たなスペースが生まれます。
そこに今までのオフィスでは用意できなかった「社員の休憩スペース」「ミーティングルーム」「WEB会議用の個ブース」などが設置できたりするかもしれません♪
また、データ保管した書類は紙保管の場合に比べ、非常に検索性が高くなります。
業務効率改善の面でも、ペーパーレス化は大いに力を発揮します！
社内のコミュニケーションをもっと活性化させたい
オフィスに在籍する社員同士や経営者と社員間でのコミュニケーションは、会社というチームとして業務を進める上でとても重要ですよね。
社員同士が活発に話し合い、信頼関係を築き業務に関する意見出しをしっかりできるようになれば、よりよいパフォーマンスが見込まれることは言うまでもありません。
社内に気軽に休憩できるスペースを用意したり、社員同士が話しやすいように座席や動線を工夫したり、業務用のチャットツールを導入したり…コミュニケーション活性化のためにできることはたくさんあります！
ぜひご検討ください。
テレワークやサテライト勤務など時代にあわせた働き方ができる仕組みづくり
コロナ禍を経て、急速にテレワークやサテライト勤務などの場所にとらわれない働き方が増えてきました。
就活生が企業を選ぶ際にも、柔軟な働き方ができる企業がピックアップされる傾向にあるようです。
リニューアルを機に社内ネットワーク環境の見直しを行ったり、社員に持ち運び可能なパソコンの貸与を検討するなどして、社外でも仕事ができる環境を整えてみてはいかがでしょうか。
今までは社内に戻らなければできなかった仕事が出先でも出来るようになれば、業務効率はぐっと上がり、残業時間の削減にも繋がります。
整理・整頓・清潔・清掃・躾といった５Sを徹底したい
いくらオフィスが綺麗になっても、それを維持管理できなければ意味がありません。
社内の整理整頓ルールを明確にし、それを社員全員に認知・徹底してもらう必要があります。
掃除の場所・やり方・誰がいつやるのかなどが明確になっていない場合は、リニューアルを機にしっかりと社員同士で話し合い、運用ルールを明確化しましょう。
また、5S活動は一度全体周知をして終わりではなく、継続して発信活動やルールの見直しをすることが大切です。
ぜひ、5S（整理・整頓・清潔・清掃・躾）の浸透を図り、綺麗で誰もが使いやすいオフィスを目指してください。
オフィスリニューアルのご相談は山口オフィスづくり.comへ
オフィスリニューアルは、社内の業務課題と向き合い、解決について考えていくいい機会となります。
山口オフィスづくり.comでは、お客様と共に課題に向き合い、解決までを一緒に考えてきます！
ただ「事務所が綺麗になった」では終わらない、業務改善を含めたよりよいリニューアルを目指しましょう！
オフィスリニューアルでお困りの際は、ぜひお気軽に山口オフィスづくり.comへご連絡ください。
お客様の課題に沿った最適なご提案をさせていただきます。
いつも山口オフィスづくり.comをご利用いただきましてありがとうございます。
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