ペーパーレスへの取り組み！「紙の整理」の考え方、整理レベルのご紹介
こんにちは！！
山口県を中心にオフィスの環境作り、オフィスメンテナンス工事、オフィス内装工事、オフィス移転のサポートをしている山口オフィスづくり.comです。
本日は「ペーパーレス」ついてご紹介します！！
ペーパーレスは「紙を減らす」ことだけではありません
皆さんのオフィスでは、ペーパーレスへの取り組みは進んでいらっしゃいますか？
このようにお伺いすると、
「できることなら削減したいけど、紙資料は簡単には減らせない!」
「取引先とのFAXが多いから、うちだけが努力したところで中々…。」
なんてご意見もよくお聞きします。
しかし、ペーパーレスとは、紙類を「減らす」ことが目的ではありません！
ペーパーレスとは、「紙資料を整理・整頓し、常にすぐ利用できる状態に整える」こと
紙資料を整理・整頓し、場合によってはデータ化を進め、常にすぐ利用できる状態に整えることこそ、ペーパーレスの取り組みなのです。
紙資料を整理・整頓し、すぐ利用できる状態に環境を整えるための一つの手段が「紙を減らす」ことであり、「紙を減らす」ことはペーパーレスの手段であり目的ではないんですね。
「紙を整理・整頓する」ことは、一朝一夕でできるものではありません。
少しずつ、段階を追って取り組みを進めていくことが大切です！
紙の「整理」とは？整理レベルのご紹介
紙の「整理」についての考え方をご紹介します。
紙類の整理には以下の３つの段階が存在します。
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整理レベル0 「必要な紙類、不必要な紙類が混在し、モノの所在が把握できない状態」
整理レベル1 「不必要な紙類がない状態」
整理レベル2 「使用目的や使用時期・頻度により分類が出来ている状態」
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この考え方と照らし合わせた際に、皆様のオフィスはどのような状況でしょうか？
例えば、必要な書類が見当たらずオフィスを探した際に、不必要な書類と同じ場所で見つかったといった経験をされたことがある方は、まず不必要な書類を別の場所に移すことから始めるとよいでしょう。
その際、その「不必要な書類」が保管する必要がある場合は、決めた場所に移したりデータ化をして保管します。
一方保管の必要が無いものはすぐ処分するようにしましょう。
それが完了した際には、整理レベルが0から1に向上したということになり、ペーパーレスへの取り組みも進んだと考えることができます！
このように、ペーパーレスへの取り組みにも段階があり、一度に全てが出来ずとも、サイクルを細分化して考えることによって、少しずつ進めていくことが可能です。
探し物の時間を1分でも減らすことができれば成功と考えて、ペーパーレスへの取り組みを行ってみましょう！
ペーパーレス推進のご相談は山口オフィスづくり.comへ
ペーパーレスへの取り組みは、一気に進めようとしてもうまくいきません。
まずは、
「デスク内に溜まっている書類を必要なものとそうでないものに分ける」
「不要な書類は捨てる」
「社員が同じ書類を持っている場合はデータ化して共有する」
など、小さな目標を立て、そこから始めることをお勧めします。
ペーパーレスの効率的な進め方についてもっと知りたい！とお思いの方は、ぜひ一度山口オフィスづくり.comへご相談ください。
実際の当社のペーパーレス事例をご紹介したり、お客様の環境をしっかりとヒアリングさせていただき、お客様と一緒にペーパーレスを推進する伴走支援を行っております！
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