個人ロッカーを利用した個人書類のペーパーレスの進め方！
こんにちは！！
山口県周辺を中心にオフィスの環境作り、オフィスメンテナンス工事、オフィス内装工事、オフィス移転のサポートをしている山口オフィスづくり.comです。
本日は個人ロッカーを利用したペーパーレスの進め方についてご紹介します！
書類が山積み…まずは自分の書類から管理を見直しましょう！
仕事と書類は切っても切り離せない関係です。
毎日毎日大量の書類と向き合っていらっしゃる方も多いと思います。
そんな中、ご自身の机周りやキャビネットの中に書類をため込んでしまい、気づけば書類が山になってしまって悩んでおられる方も多いのではないでしょうか。
書類が整理できないことで増えるリスクとは？
書類の整理ができていないと、多くのリスクを抱えてしまうことになります。
・必要な時に見つからず探すのに時間を浪費してしまう
・書類を紛失してしまう。また、紛失した情報が外部に漏れてしまう
・書類の保管に不要なスペースを取られてしまう
実は当社でも過去同じ悩みを抱えていました。
各個人がそれぞれで管理している書類が多すぎて、デスクやキャビネットは書類であふれ、自席の足元まで書類を置いている社員もしばしば…。
これではオフィス内の環境整備・美化も進みませんし、書類を探すのに手間取り業務効率も上がりません。
これではいけない！と社員全員で自分の持っている書類の洗い出しをし、ペーパーレスに向け取り組みを始めました！！
その取り組みの一つが、個人ロッカーの活用です。
個人ロッカーを活用したペーパーレスとは？
個人ロッカーを活用するペーパーレスの方法はとても簡単です。
- 机周りに書類を置かないルール決めを行う
- 社内で共有する書類と個人で利用する書類を分ける
- 個人ロッカーに収まる範囲での個人利用の書類を保管する
- 保管しきれない書類は必要に応じて電子化を行い廃棄する
これだけで社内の書類を大きく減らして整理をすることができます！！
こちらが当社で実際に利用している個人ロッカーです。
営業社員は全員このロッカー内で自身の書類や持ち物を管理しています。
（こちらのロッカーはポスト窓が付いているので、書類の受け渡しもロッカーで行えてとても便利に利用しています♪）
以前は島型固定席だったものをABWを取り入れたフリーアドレスに変更したため、自分の書類を保管できる場所はここしかありません。
営業社員達は、会社支給の手提げバッグの中に必要な書類を入れ、基本はロッカー内で管理しており、必要に応じてその日使うデスクに持ち出して業務を行っています。
書類たったこれだけ…？と思われるかもしれません。
当社もペーパーレスを始めてすぐこの書類量に減らせたわけではなく、数年かけて書類を精査・減らしていき、現在の形になっています。
なるべく個人の持ち物を減らすために取り組んだこととして、
- いつか見るかもしれない…と言って１年以上そのままにしている資料（こういう資料は今後も見る可能性はかなり低いです！！）の電子化・破棄
- みんながそれぞれ持っていた文具（ハサミ・のり・ホッチキス等）の共有化
- 勉強会の配布資料など、全員が同じものを持っている必要のないものは電子化して共有化
などを少しずつ行いました。
ぜひ、みなさんのオフィスでも個人ロッカーを使ったペーパーレスの取り組みをご検討されてみてはいかがでしょうか？
ペーパーレスの取り組みは山口オフィスづくり.comへご相談ください
ペーパーレスの取り組みを進めることで、
・美化が行き届いたきれいなオフィス
・書類検索の効率アップによる生産性向上
など、様々な効果・メリットを見込めます。
快適な仕事をするためにもぜひ一度書類の管理を見直してみてはいかがでしょうか。
山口オフィスづくり.comでは、お客様のペーパーレスの取り組みをご支援しています。
書類の電子化・管理方法の御相談など、お気軽にお問い合わせください。
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