ペーパーレスFAX環境を構築！オフィス環境最適化で業務効率アップ！
こんにちは！！
山口県を中心にオフィスの環境作り、オフィスメンテナンス工事、オフィス内装工事、オフィス移転のサポートをしている山口オフィスづくり.comです。
本日はオフィスのスペース確保や働き方改革に必要な「ペーパーレスFAX」についてご紹介します！！
オフィスの最適化の一助！ペーパーレスFAX
この度お客様より
「毎日様々な取引先から来る紙FAXの業務を、もっと効率よいフローに変えたい」
とご相談頂き「ペーパーレスFAX」環境の構築を行いました。
今でも注文などの業者とのやり取りにFAXを使われている企業様は多くいらっしゃいます。（当社もまだまだFAXたくさんあります！）
ただ、紙で届いたFAXの仕分け業務や保管など、結構手間がかかっているのが実情ではないでしょうか？
当社でも、担当者の机に置いておいたFAXが行方不明になったり、不要なチラシFAXで無駄紙の出力があったり、FAXするためにわざわざ一度紙出力して、FAXが済んだらすぐ捨てたり…
紙の無駄使い・業務的に紛失リスクがあるような運用が行われていました。
ペーパーレスFAXシステムの構築
今回のお客様先では、
①利便性を上げるためにコピー機で受信したFAXをサーバーを介してクラウドへ転送
②その際にファイル名の変更と取引先グループごとの仕分けも行う環境を構築
しました！！
環境構築後、お客様に確認頂き「毎日の大量のFAXがなくなり、運用も楽になったよ」と大変喜んで頂きました！
外出先でもFAXの確認ができるようになった点も非常に高評価でした。
当社で導入しているペーパーレスFAXシステムもご紹介！
補足として、当社で導入しているペーパーレスFAXのシステムのご紹介もいたします！
【FAX受信時】
①届いたFAXをNASに自動保存（このとき、送信先ごとに自動でデータに名づけされます）
②FAX仕分け業務担当のPCに、データがポップアップ表示される
③業務担当者がPC上でFAXの内容を確認し、振り分け（担当者には社内のグループチャットでデータを送信）
今までFAXが届いたらコピー機まで取りに行き、担当者の机に置いていたりしましたが、ペーパーレスFAX環境構築後は、デスクに座ったままFAX振り分け業務をすることができ、かなり業務効率が上がりました！
また、営業に出ている担当者も、会社に帰らなくても出先ですぐにFAXを確認できるようになったため、情報伝達のスピードが大幅にアップし、こちらもかなり業務効率が上がった実感がございます。
【FAX送信時】
①全社員のPCにPC-FAXシステムを導入
②FAXを送る際は、データをそのままPC上でFAX送信！
今までFAXのために紙出力していましたが、データをそのままPC上でFAXできるシステムを導入し、無駄紙の印刷がぐっと減りました。
また、送ったFAXは全てNASにデータ保管されるため（送り先や送信者、送信日で自動名づけされたデータです！）、FAXを送った送ってないの確認をしたいときにとても便利になりました。
FAXがきちんと送れているか確認するために、取引先に電話する…なんてことはなくなりました！
ペーパーレスFAXを導入し、業務効率アップ&最適なオフィス環境へ！
ペーパーレスFAXを導入することで、業務の効率は大幅に上がる可能性があります。
オフィス環境を整え、社員の作業効率が上がれば、会社自体の業績アップにもつながります。
ぜひ、オフィス環境を見直す際は、ペーパーレスFAXも視野に入れて頂ければと思います。
山口オフィスづくり.comでは、お客様のペーパーレスのお手伝いを行っています！
今回のペーパーレスFAXだけでなく、そもそもの社内の紙を減らすためにはどのような作業が必要なのか？もご一緒にお考え致します。
オフィス環境最適化に向け、ぜひお気軽にご相談ください。
いつも山口オフィスづくり.comをご利用いただきましてありがとうございます。
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